PREAMBULE

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») régissent les relations contractuelles entre la SARL Cosma Events (ci-après « Cosma Events » ou « l'Organisateur ») et toute personne physique ou morale (ci-après le « Client ») réservant une compétition, un séminaire, un team building ou toute autre prestation proposée par Cosma Events.

Les présentes CGV définissent les conditions de réservation, de paiement, d'annulation, de participation et d'exécution des prestations organisées ou commercialisées par Cosma Events. Toute inscription à une compétition, validation d'un devis, signature d'un contrat ou commande d'une prestation emporte acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente. Les présentes CGV constituent le contrat liant Cosma Events et le Client.

DÉFINITIONS

Pour l'interprétation des présentes Conditions Générales de Vente, les termes suivants ont la signification ci-après :

Organisateur

désigne la société SARL Cosma Events, organisatrice ou prestataire des évènements et prestations objet des présentes CGV.

Client

toute personne physique majeure ou toute personne morale réservant une prestation auprès de Cosma Events. Lorsqu'un participant est mineur, son inscription est réalisée ou autorisée par son représentant légal.

Participant

désigne toute personne prenant part à une compétition, un séminaire, un team building ou toute activité organisée par Cosma Events, qu'elle soit cliente directe ou inscrite par un tiers.

Compétition

désigne toute manifestation sportive, course, challenge, tournoi ou évènement compétitif organisé par Cosma Events.

Séminaire / Team Building

désigne toute prestation destinée à une entreprise, une association ou une collectivité comprenant notamment des animations, activités sportives, cohésion d'équipe, formations ou évènements professionnels.

Prestation

désigne l'ensemble des services proposés par Cosma Events, incluant notamment :

  • compétitions sportives ;
  • séminaires ;
  • team building ;
  • évènements privés ou professionnels ;
  • création de parcours permanents ;
  • prestations de communication ;
  • création de contenus photo et vidéo ;
  • accompagnement événementiel ;
  • et toute autre prestation proposée par Cosma Events.

Devis

désigne le document contractuel décrivant les prestations commandées, leur prix et leurs conditions particulières.

Plateforme de réservation

désigne tout site internet ou application autorisé par Cosma Events permettant la réservation de ses prestations.

Les termes définis ci-dessus s'entendent aussi bien au singulier qu'au pluriel.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Les présentes Conditions Générales de Vente définissent les droits et obligations respectifs de Cosma Events et du Client dans le cadre des prestations proposées par l'Organisateur. Elles s'appliquent à toute réservation réalisée :

  • sur le site internet de Cosma Events ;
  • via une plateforme partenaire ;
  • par signature d'un devis ;
  • ou par tout autre moyen accepté par Cosma Events.

Toute commande implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV ainsi que, lorsqu'il existe, du règlement spécifique applicable à la compétition ou à l'évènement concerné. En cas de contradiction entre les présentes CGV et les conditions particulières figurant dans un devis, un contrat ou un règlement de compétition, ces derniers prévaudront uniquement pour les dispositions concernées. Les présentes CGV peuvent être modifiées à tout moment. Les conditions applicables sont celles en vigueur à la date de validation de la commande.

ARTICLE 2 – RÉSERVATION ET PAIEMENT

2.1 Modalités de réservation

Les réservations peuvent être effectuées :

  • sur le site internet officiel de Cosma Events ;
  • via une plateforme partenaire ;
  • par acceptation d'un devis ;
  • ou par tout autre moyen validé par Cosma Events.

Toute réservation devient ferme et définitive après :

  • validation de la commande ou du devis ;
  • règlement de l'acompte ou du montant demandé ;
  • confirmation adressée par Cosma Events.

Le Client est seul responsable de l'exactitude des informations communiquées lors de la réservation, notamment :

  • identité des participants ;
  • coordonnées ;
  • dates de naissance ;
  • informations médicales lorsqu'elles sont demandées ;
  • coordonnées de facturation.

Toute erreur imputable au Client ne pourra engager la responsabilité de Cosma Events.

2.2 Paiement

Les modalités de paiement sont précisées lors de la commande ou dans le devis. Le règlement peut être effectué par :

  • virement bancaire ;
  • ou tout autre moyen accepté par Cosma Events.

Pour les prestations faisant l'objet d'un devis, Cosma Events pourra exiger un acompte lors de la confirmation de la commande. Le solde devra être réglé avant la prestation ou selon les conditions définies dans le devis. En cas de retard de paiement, Cosma Events pourra suspendre ou annuler la prestation jusqu'au règlement intégral des sommes dues, sans que cette suspension puisse engager sa responsabilité.

2.3 Refus d'inscription

Cosma Events se réserve le droit de refuser ou d'annuler toute inscription notamment dans les cas suivants :

  • capacité maximale atteinte ;
  • dossier incomplet ;
  • absence de paiement ;
  • non-respect des conditions d'inscription ;
  • comportement antérieur incompatible avec le bon déroulement d'un évènement ;
  • motif légitime lié à la sécurité des personnes ou à la bonne organisation de la prestation.

Sauf faute imputable à Cosma Events, un refus d'inscription ne pourra donner lieu à aucune indemnisation autre que le remboursement des sommes éventuellement perçues.

ARTICLE 3 – TARIFS

Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au jour de la commande ou de la signature du devis. Les prix sont exprimés en euros (€) et s'entendent toutes taxes comprises (TTC), sauf indication contraire. Le prix comprend exclusivement les prestations expressément mentionnées dans le descriptif de la prestation, le règlement de la compétition, le devis ou le contrat. Sauf mention contraire, ne sont notamment pas inclus :

  • les frais de transport ;
  • les frais d'hébergement ;
  • les repas ;
  • les dépenses personnelles ;
  • les assurances facultatives ;
  • toute prestation supplémentaire non expressément prévue.

Les tarifs peuvent être modifiés à tout moment avant la confirmation définitive d'une commande. Les prestations déjà confirmées ne sont pas concernées par ces modifications. Toute prestation supplémentaire demandée par le Client pendant l'exécution du contrat fera l'objet d'une facturation complémentaire après acceptation du Client. Les offres promotionnelles, réductions ou codes promotionnels ne sont pas rétroactifs et ne peuvent donner lieu à un remboursement après validation de la commande.

ARTICLE 4 – ANNULATION ET MODIFICATION

4.1 Annulation par le Client

4.1.1 Compétitions

Sauf conditions particulières indiquées lors de l'inscription :

  • jusqu'à vingt (20) jours calendaires avant le début de l'épreuve, Cosma Events remboursera cinquante pour cent (50 %) du montant de l'inscription, hors frais de dossier éventuels ;
  • moins de vingt (20) jours avant l'événement, aucun remboursement ne pourra être accordé.

Toute demande d'annulation devra être formulée par écrit. Les frais prélevés par les plateformes de réservation restent soumis à leurs propres conditions générales.

4.1.2 Séminaires, Team Building et prestations sur devis

Les conditions d'annulation sont celles prévues dans le devis ou le contrat signé entre les parties.

À défaut de stipulation particulière :

  • toute annulation intervenant plus de trente (30) jours avant la prestation donnera lieu au remboursement des sommes versées, déduction faite des dépenses déjà engagées par Cosma Events ;
  • toute annulation intervenant moins de trente (30) jours avant la prestation pourra entraîner la facturation de tout ou partie du montant prévu au contrat.

4.2 Modification demandée par le Client

Toute demande de modification reste soumise à l'accord préalable de Cosma Events.

Selon la nature de la prestation, cette modification pourra notamment concerner :

  • la date ;
  • le lieu ;
  • le nombre de participants ;
  • les options retenues ;
  • les prestations commandées.

Si cette modification entraîne un coût supplémentaire, celui-ci sera communiqué au Client avant validation. En cas de diminution du montant initialement prévu, le remboursement éventuel sera effectué selon les conditions applicables à la prestation concernée.

4.3 Modification par Cosma Events

Pour des raisons de sécurité, d'organisation, de météo, de contraintes techniques, administratives ou indépendantes de sa volonté, Cosma Events pourra être amenée à modifier :

  • les horaires ;
  • les parcours ;
  • les lieux ;
  • le programme ;
  • les intervenants ;
  • le format d'une compétition ;
  • ou tout autre élément nécessaire au bon déroulement de la prestation.

Ces modifications ne pourront donner lieu à indemnisation dès lors qu'elles ne modifient pas substantiellement la nature de la prestation.

En cas de conditions météorologiques défavorables ou de tout autre risque pour la sécurité des participants (notamment orage, vent violent, fortes chaleurs, neige, verglas, incendie, pollution, crue, chute d'arbres ou décision des autorités compétentes), Cosma Events pourra adapter le déroulement de la prestation en modifiant les horaires, les parcours, les distances, les ateliers ou les modalités d'organisation. Ces adaptations sont prises dans l'intérêt de la sécurité des participants et ne pourront donner lieu à indemnisation.

4.4 Annulation par Cosma Events

Cosma Events pourra annuler une prestation notamment en cas :

  • de force majeure ;
  • de conditions météorologiques présentant un risque pour la sécurité ;
  • de décision administrative ;
  • d'un nombre insuffisant de participants lorsque cette condition était prévue lors de la réservation ;
  • de toute circonstance rendant impossible l'organisation de l'événement dans des conditions normales de sécurité.

Dans ce cas, Cosma Events proposera, selon les circonstances :

  • un report de la prestation ;
  • ou le remboursement des sommes effectivement versées.

Aucune autre indemnité ne pourra être réclamée, notamment au titre des frais engagés par le Client (transport, hébergement, restauration ou dépenses annexes).

ARTICLE 5 – DÉROULEMENT DES PRESTATIONS

Les horaires communiqués par Cosma Events doivent être respectés par les participants. Chaque participant est tenu de se présenter aux lieux et heures indiqués avec les équipements éventuellement demandés. En cas de retard, Cosma Events ne pourra garantir la participation du Client ou du Participant à la prestation.

Pour les compétitions, le règlement sportif propre à chaque épreuve précise notamment :

  • les horaires de départ ;
  • les modalités de classement ;
  • les règles sportives applicables ;
  • les pénalités ;
  • les conditions de chronométrage ;
  • les modalités de remise des récompenses.

Le règlement spécifique de chaque compétition fait partie intégrante des présentes Conditions Générales de Vente. Le non-respect de ce règlement pourra entraîner le refus de départ, une pénalité, une disqualification ou une exclusion, sans remboursement des sommes versées. Chaque compétition organisée par Cosma Events dispose d'un règlement spécifique. Les décisions prises par le directeur de course, les arbitres, les juges, les commissaires ou tout représentant désigné par Cosma Events dans le cadre de l'application du règlement sportif ou des consignes de sécurité sont définitives et s'imposent aux participants. Celui-ci précise notamment :

  • le matériel obligatoire ;
  • les catégories ;
  • les pénalités ;
  • le chronométrage ;
  • les classements ;
  • les récompenses ;
  • les règles techniques.

Chaque participant reconnaît en avoir pris connaissance avant son inscription.

ARTICLE 6 – OBLIGATIONS DES PARTICIPANTS

Les participants s'engagent à adopter un comportement respectueux envers les autres participants, les organisateurs, les bénévoles, les arbitres, les prestataires, les partenaires ainsi que toute personne présente lors de la prestation.

Ils s'engagent notamment à :

  • respecter les consignes de sécurité communiquées par Cosma Events ;
  • respecter le règlement propre à chaque compétition ou prestation ;
  • respecter les horaires communiqués par l'Organisateur ;
  • utiliser les équipements mis à disposition conformément à leur destination ;
  • préserver les lieux, le matériel et les installations utilisés pendant la prestation ;
  • signaler sans délai tout incident ou toute situation susceptible de compromettre la sécurité des personnes.

Chaque participant est responsable des dommages qu'il pourrait causer à des tiers, aux autres participants ou au matériel mis à disposition. Cosma Events se réserve le droit d'exclure immédiatement toute personne dont le comportement compromettrait le bon déroulement de la prestation, la sécurité des personnes ou l'image de l'événement. Cette exclusion ne donnera lieu à aucun remboursement. Les participants s'engagent à respecter les espaces naturels, les propriétés publiques ou privées ainsi que les installations utilisées dans le cadre de la prestation. Tout abandon volontaire de déchets, dégradation ou atteinte à l'environnement pourra entraîner une pénalité, une exclusion ou toute autre sanction prévue par le règlement de la compétition.

ARTICLE 7 – CONDITIONS DE PARTICIPATION

Le Client reconnaît que certaines prestations proposées par Cosma Events présentent un caractère sportif, physique ou technique.

Chaque participant déclare :

  • participer sous sa propre responsabilité ;
  • être physiquement apte à pratiquer l'activité concernée ;
  • respecter les éventuelles conditions d'âge prévues pour la prestation ;
  • disposer, lorsque la réglementation l'impose, des documents nécessaires à sa participation (certificat médical, licence sportive ou tout autre justificatif).

Cosma Events pourra refuser la participation d'une personne ne remplissant pas les conditions requises.

Chaque participant demeure seul responsable de son état de santé et des conséquences pouvant résulter de sa participation.

En cas de doute sur son aptitude physique, il appartient au participant de consulter un professionnel de santé avant la prestation.

ARTICLE 8 – SÉCURITÉ

La sécurité des participants constitue une priorité pour Cosma Events. Les participants s'engagent à respecter l'ensemble des consignes données avant et pendant la prestation. En cas de situation présentant un danger pour les personnes ou les biens, Cosma Events pourra notamment :

interrompre temporairement une activité ;

  • neutraliser une partie d'un parcours ;
  • modifier un itinéraire ;
  • adapter le format d'une compétition ;
  • évacuer une zone ;
  • mettre fin à une prestation.

Les décisions prises par Cosma Events dans l'intérêt de la sécurité s'imposent à l'ensemble des participants. Le refus de respecter ces décisions pourra entraîner une exclusion immédiate de la prestation, sans remboursement. Les participants reconnaissent que les activités organisées en extérieur sont soumises aux aléas météorologiques. Les décisions prises par Cosma Events afin de garantir la sécurité des personnes, notamment en cas d'évolution des conditions météorologiques, s'imposent à l'ensemble des participants.

ARTICLE 9 – DROIT À L’IMAGE

Dans le cadre des prestations organisées par Cosma Events, des photographies, vidéos ou captations audiovisuelles peuvent être réalisées. Sauf opposition écrite formulée avant le début de la prestation, le participant autorise Cosma Events à utiliser gratuitement son image, sa voix et sa silhouette, captées dans le cadre de l'événement, pour les besoins de :

la communication institutionnelle ;

  • la promotion des événements ;
  • la diffusion sur le site internet ;
  • les réseaux sociaux ;
  • les supports imprimés ;
  • les relations presse ;
  • les partenaires de l'événement.

Cette autorisation est consentie pour le monde entier et pour une durée de dix (10) ans.

Aucune rémunération ne pourra être réclamée à ce titre.

Les prises de vue individuelles réalisées à des fins commerciales spécifiques feront, le cas échéant, l'objet d'une autorisation distincte.

ARTICLE 10 – RESPONSABILITÉ

Cosma Events met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon déroulement de ses prestations.

Sa responsabilité ne pourra être engagée en cas de dommage résultant notamment :

d'une faute du Client ou d'un participant ;

  • du non-respect des consignes de sécurité ;
  • d'un cas de force majeure ;
  • d'une décision administrative ;
  • d'un fait imprévisible et irrésistible d'un tiers ;
  • de conditions météorologiques exceptionnelles ;
  • d'une interruption momentanée d'une prestation rendue nécessaire pour des raisons de sécurité.

Les effets personnels des participants demeurent sous leur entière responsabilité. Cosma Events ne pourra être tenue responsable des pertes, vols ou détériorations d'effets personnels sur les lieux de la prestation, les parkings, les vestiaires ou tout autre espace utilisé dans le cadre de l'événement. Le Client répond des dommages causés par lui-même ou par les personnes placées sous sa responsabilité. Il s'engage à indemniser Cosma Events des conséquences financières résultant de ces dommages. En cas de non-respect des présentes CGV, du règlement de la manifestation ou des consignes de sécurité, Cosma Events pourra prononcer l'exclusion immédiate d'un participant sans remboursement.

ARTICLE 11 – ASSURANCES

Chaque participant est responsable de vérifier qu'il bénéficie d'une couverture d'assurance adaptée à la prestation à laquelle il participe. Pour les compétitions sportives, il appartient notamment au participant de disposer, le cas échéant, d'une assurance couvrant :

les dommages corporels qu'il pourrait subir ;

  • sa responsabilité civile ;
  • les dommages causés à des tiers.

Cosma Events est assurée pour les responsabilités lui incombant dans le cadre de son activité d'organisateur. Cette assurance ne couvre pas les dommages résultant d'une faute du participant, de son matériel personnel ou des risques normalement liés à la pratique de l'activité.

ARTICLE 12 – FORCE MAJEURE

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de ses obligations lorsqu'il résulte d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Constituent notamment des cas de force majeure :

les catastrophes naturelles ;

  • les incendies ;
  • les inondations ;
  • les tempêtes ;
  • les épisodes caniculaires ou neigeux exceptionnels ;
  • les pandémies ou épidémies ;
  • les décisions administratives ;
  • les mouvements sociaux empêchant l'organisation de l'évènement ;
  • les coupures généralisées des réseaux ;
  • tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur rendant impossible l’organisation de la prestation.

Lorsque la prestation ne peut être réalisée pour l'un de ces motifs, Cosma Events recherchera prioritairement une solution de report. À défaut, les sommes versées pourront être remboursées ou faire l'objet d'un avoir, selon les circonstances et les dispositions légales applicables. Aucune indemnité complémentaire ne pourra être réclamée.

ARTICLE 13 – DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles collectées par Cosma Events sont utilisées exclusivement pour :

 

  • la gestion des inscriptions ;
  • l'organisation des prestations ;
  • la facturation ;
  • le suivi de la relation client ;
  • le respect des obligations légales et réglementaires.

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à ces finalités. Elles ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la législation française applicable, toute personne dispose des droits suivants :

droit d'accès ;

  • droit de rectification ;
  • droit d'effacement ;
  • droit à la limitation du traitement ;
  • droit d'opposition ;
  • droit à la portabilité de ses données.

Toute demande peut être adressée à :

SARL Cosma Events

150 Traverse de Beauregard

05400 La Roche-des-Arnauds

ou par courrier électronique à l'adresse communiquée sur le site internet de Cosma Events.

ARTICLE 14 – RÉCLAMATIONS ET MÉDIATION

Toute réclamation relative à une prestation devra être adressée à Cosma Events dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans un délai de trente (30) jours suivant la réalisation de la prestation. La réclamation devra être formulée par écrit et accompagnée de tout élément utile à son examen. Cosma Events s'efforcera de rechercher une solution amiable avec le Client. À défaut d'accord, le Client consommateur pourra recourir gratuitement à un médiateur de la consommation conformément aux articles L.611-1 et suivants du Code de la consommation. Les coordonnées du médiateur compétent sont disponibles sur le site internet de Cosma Events ou seront communiquées sur simple demande. Le recours à la médiation reste facultatif et ne prive pas les parties de leur droit d'agir devant les juridictions compétentes.

ARTICLE 15 – DROIT APPLICABLE

Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit français.

Elles sont rédigées en langue française. En cas de traduction, seule la version française fera foi. Si une disposition des présentes CGV venait à être déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions demeureraient pleinement applicables. Le fait pour Cosma Events de ne pas se prévaloir, à un moment donné, d'une disposition des présentes CGV ne saurait être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement. Tout litige qui ne pourrait être résolu à l'amiable sera soumis aux juridictions françaises compétentes, conformément aux règles de compétence applicables.

ANNEXE – INFORMATIONS SUR L'ORGANISATEUR

Organisateur : SARL Cosma Events

Adresse :150 Traverse de Beauregard 05400 La Roche-des-Arnauds France

SIRET : 88071469600031

TVA intracommunautaire : FR94880714696

Téléphone : zéro sept treize trente-deux zéro neuf vingt-quatre.

Mail : inscriptions.cosma.events@gmail.com

Site internet : cosma-events.com